Aneka Jenis Template Emis, Fungsi, dan Cara Menggunakan

Pada pemutakhiran Emis Madrasah periode semester gasal Tahun Pelajaran 2018/2019 terdapat alternatif pilihan mengunggah beberapa data dengan menggunakan template emis. Jika pada awal peluncuran hanya dikenal template upload siswa baru untuk siswa umum, maka sekarang terdapat beberapa jenis template lainnya yang disediakan. Ayo Madrasah mencatat ada tiga jenis template yang akan diuraikan pada artikel ini termasuk fungsi dan cara menggunakan masing-masing template tersebut.

Ketiga jenis template yang disediakan oleh Emis Online antara lain adalah Template PPDB, Template Ruang Kelas, dan Template Siswa Kelas Akhir.

Yang perlu dipahami adalah ketiga template tersebut (Template PPDB, Ruang Kelas, dan Siswa Kelas Akhir) hanyalah salah satu alternatif dalam mengunggah data emis madrasah. Artinya dalam melakukan pemutakhiran tidak harus menggunakan template tersebut dan bisa memilih 'cara manual' apalagi jika data yang harus diunggah tidak terlalu banyak. Sebagai contoh, jika data ruangan kelas hanya terdiri atas beberapa rombel saja lebih baik mengisi dan melengkapinya dengan cara manual ketimbang menggunakan template.

Apalagi saat Ayo Madrasah mencoba menggunakannya, sesaat sebelum artikel ini ditulis, masih sering mengalami kegagalan saat mengunggah data dengan menggunakan template yang disediakan oleh emis online.

Baca juga: Jadwal Update Emis 2018/2019 Semester 1

Untuk menggunakan template-template ini ada beberapa tahapan yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Download template
2. Mengisi template dalam format excel
3. Menyimpan template dalam format csv
4. Mengunggah template

Berikut ini penjelasan terkait jenis, fungsi, cara mengisi, dan cara mengunggah template-template yang disediakan oleh emis online tersebut.

1. Jenis dan Fungsi Template Emis

1). Template PPDB

Template PPDB telah disediakan oleh emis online sejak awal peluncuran Emis tahun pelajaran ini. Template PPDB atau Siswa Baru ini fungsinya adalah untuk digunakan mengunggah data siswa baru yang berasal dari sekolah umum (TK, SD, SMP, dan SMA). Sedangkan untuk siswa yang berasal dari RA dan madrasah dientri dengan mode pencarian berdasarkan NSM RA dan Madrasah (menu "Siswa Baru dari RA, MI, MTs) yang terdapat di menu "Siswa Aktif" (http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah/siswa).

Pun jika siswa baru dari sekolah umum jumlahnya tidak banyak. Ketimbang memakai template PPDB, Ayo Madrasah lebih menyarankan menggunakan cara manual dengan mengklik tombol "Siswa Baru" yang terdapat di menu "Siswa Aktif".

Aturan terkait dengan template PPDB, sebagaimana tertulis di emis, adalah sebagai berikut:

• Siswa yang diupload pada PPDB adalah Siswa Baru yang berasal dari Sekolah Umum (TK, SD, SMP, SMA).
• Pastikan Penulisan Nama, Tempat Lahir, Tanggal dan Lahir benar, sebelum menambahkan kedalam system.
• Saat ini system tidak menerima perbaikan Nama, Tempat Lahir, dan Tanggal Lahir.
• Data yang diupload, merupakan data per Rombel per Jenjang Pendidikan .
• Apabila dikemudian hari ditemukan siswa yang berasal dari madrasah di upload melalui menu PPDB ini, Madrasah menerima sebab akibat (sanksi) yang ditimbulkan dikemudian hari.
• Dilarang menambahkan kolom template.
• Baca Petunjuk Pengisian (terdapat dalam file excel).

Terkait template PPDB, baca artikel kami: Form Upload Siswa Baru Emis Online 2018/2019

2). Template Ruang Kelas

Template Ruang Kelas digunakan untuk melengkapi informasi terkait ruangan kelas yang meliputi nama ruangan, kelas, nama rombel, jurusan, bahasa (khusus kelas jurusan bahasa), dan kurikulum yang digunakan.

Sama seperti template lainnya, jika ruangan kelas yang dimiliki tidak terlalu banyak, Ayo Madrasah menyarankan untuk mengeditnya secara manual di menu "Sarpras > Rincian Data Ruangan"

Aturan terkait dengan template Ruang Kelas, sebagaimana tertulis di laman emis, adalah sebagai berikut:

• Data berisikan informasi ruang kelas.
• Jika belum terdapat dalam template, dapat ditambahkan melalui menu Sarpras - Ruangan.
• Dilarang menambahkan data ruang kelas melalui template.
• Dilarang menambahkan kolom template.

3). Template Siswa Kelas Akhir

Template Siswa Akhir adalah template yang fungsinya untuk melengkapi data siswa jenjang kelas terakhir (calon peserta ujian). 

Aturan terkait dengan template Siswa Kelas Akhir, sebagaimana tertulis di laman emis, adalah sebagai berikut:

• Template Siswa Kelas Akhir berasal dari siswa jenjang kelas akhir
• Apabila, terdapat siswa kelas akhir yang belum masuk dalam daftar dapat dimasukan dengan Mutasi Umum (siswa dari Sekolah Umum) atau Mutasi dari Madrasah Siswa berasal dari madrasah)
• Dilarang menambahkan data siswa melalui template.
• Dilarang menambahkan kolom template.

2. Download dan Unggah Template Emis

Ketiga jenis template tersebut dapat diunduh langsung di menu Template (http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah/template). Pun ketika sudah selesai diisi, template dapat diunggah (upload) di menu yang sama.

Pada menu Template terdapat keterangan dan petunjuk tentang fungsi dan pengisian masing-masing template. Pun tombol untuk mengunduh (download) dan mengunggah (upload) baik untuk Template PPDB, Template Ruang Kelas, maupun Template Siswa Kelas Akhir.

3. Cara Mengisi Template Emis

Setelah mengunduh template (Template PPDB, Template Ruang Kelas, Template Siswa Kelas Akhir) baca dan pahami petunjuk umum terkait template yang terdapat di laman menu "Template" tersebut. Juga baca terlebih dahulu petunjuk pengisian yang disertakan.

4. Menyimpan Template ke Format CSV

Setelah selesai mengisi template dan sebelum mengunggahnya, template harus disimpan dalam format CSV (Comma Separated Values) terlebih dahulu.

Untuk merubah format dari excel (.xlsx) menjadi .csv caranya adalah sebagai berikut:

1. Buka file excel "Template" yang telah diisi
2. Klik "Office Button" (jika menggunakan excel 2007) atau menu "File" (jika menggunakan excel 2010 dan setelahnya)
3. Klik "Save As"
4. Pada bagian "Save as type" klik panah ke bawah hingga muncul banyak pilihan format
5. Pilih "CSV (Comma delimited) (*.csv)"
6. Klik "Save"

Setelah menjadi file berformat CSV, template siap untuk diunggah ke emis online.

5. Cara Mengunggah Template Emis

File template yang telah diisi dan disimpan dalam format CSV (Comma delimited) siap untuk diunggah. Untuk mengunggahnya, caranya:

1. Buka emis pada menu "template"
2. Klik pada ikon unggah yang ada di ujung kanan masing-masing jenis templat
3. Akan terbuka halaman pengunggahan sesuai dengan jenis template (Siswa PPDB; Rombongan Belajar/Kelas; atau Capesun)
4. Klik pada tombol "Choose File"
5. Terbuka jendela untuk mencari dimana lokasi file CSV berada.
6. Klik "Open"
7. Kembali ke halaman "Pengunggahan Template", dengan nama file csv tertulis di samping kolom Choose File.
8. Klik tombol "Simpan"
9. Selesai

Setelah mengupload file template dalam format csv ada baiknya untuk melakukan pengecekan data sudah berhasil diunggah atau belum. Pengecekan dapat dilakukan di menu masing-masing, yaitu:

1. Template PPDB silakan cek di menu "Kesiswaan > Siswa Aktif" (http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah/siswa)
2. Template Ruang Kelas, sila cek di menu Sarpras > Rincian Data Ruangan" (http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah/lembagasarpras/data-ruangan)
3. Template Siswa Kelas Akhir, sila cek di menu "Kesiswaan > Capesun" (http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah/siswa/capesun)

Itulah ketiga jenis template emis dan fungsinya lengkap dengan aturan dan petunjuk pengisian, cara merubah ke format csv, serta cara untuk mengunggahnya. Dengan adanya template emis ini tentu menambah pilihan alternatif bagi operator untuk memutakhirkan data emis. Terutama bagi madrasah-madrasah besar, dengan jumlah siswa baru, ruang kelas (rombel), dan calon peserta ujian yang banyak.

10 Hal yang Harus Dikerjakan Operator ARD Madrasah

10 hal yang harus dilakukan oleh operator madrasah dalam mengerjakan aplikasi ARD Madrasah (Aplikasi Raport Digital Madrasah) ini merupakan langkah awal dan mendasar. Dengan mengerjakan 10 hal ini, operator madrasah mempersiapkan aplikasi ARD Madrasah sehingga dapat dipergunakan oleh guru dalam menginput nilai raport.

Sebagaimana diketahui, Dirjen Pendis Kemenag telah merilis satu lagi aplikasi pendataan online. Apliaksi yang mengususkan dalam digitalisasi dan standardisasi raport sesuai dengan Juknis Penilaian Hasil Belajar yang ditetapkan oleh Kementerian Agama.

Dalam mengerjakan Aplikasi Raport Digital Madrasah (ARD Madrasah), terdapat dua jenis akun yaitu akun operator madrasah dan akun guru dan wali kelas. Masing-masing memiliki fungsi dan tugas masing-masing. Dalam artikel ini akan diulas tentang fungsi dan tugas operator madrasah yang kemudian oleh Ayo Madrasah dipetakan dalam 10 hal yang harus dikerjakan oleh operator madrasah dalam ARD Madrasah.

Kesepuluh hal yang harus dikerjakan oleh operator madrasah dalam mengisi ARD Madrasah, sebagai panduan mengerjakan ARD Madrasah, adalah sebagai berikut:

1. Login dan Logout ARD Madrasah Akun Operator Madrasah

Yang pertama adalah cara mengakses ke layanan ARD Madrasah, terutama ke akun operator madrasah. Akun operator Madrasah ini telah dibuat dan dapat diakses dengan cara:

1. Masuk ke alamat http://sikurma.kemenag.go.id/ard/ kemudian memilih jenjang madrasah yang sesuai (MI, MTs, atau MA)
2. Dapat juga lagsung dengan ke alamat http://159.89.195.36/rapor-mi (untuk Madrasah Ibtidaiyah); http://159.89.195.36/rapor-mts (MTs), dan http://159.89.195.36/rapor-ma (MA)
3. Terbuka halaman login. Untuk username gunakan NSM masing-masing dan password standard adalah "pengguna" (tanpa tanda petik dan huruf kecil semua) atau sesuai dengan edaran dari Kanwil Kemenag masing-masing.
4. Klik tombol masuk

Setelah dapat login ke layanan ARD Madrasah akun operator madrasah, operator dapat mengganti password standart agar akun madrasah tidak dapat diakses oleh orang lain yang tidak berkepentingan. Penggantian password akan diuraikan di langkah kedua di bawah ini.

Sedangkan untuk logout (keluar) dari aplikasi caranya adalah dengan mengklik nama akun di pojok kanan atas lalu klik tombol "Keluar".

2. Melengkapi Data Madrasah

Yang pertama kali dilakukan adalah konfigurasi (melengkapi) data madrasah. Menu ini dapat diakses dengan mengklik menu "Konfigurasi" hingga muncul submenu, pilih "Madrasah". Dapat juga diakses dengan mengklik nama akun di pojok kanan atas lalu klik tombol "Profil"

Yang harus dilengkapi dalam menu Konfigurasi Madrasah adalah:

1. Melengkapi data Identitas Madrasah yang meliputi logo madrasah, nama madrasah, NPSN, NSM, akreditasi, dan pemilik madrasah.
2. Melengkapi data Lokasi Madrasah yang meliputi provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, desa/kelurahan, alamat dan kode pos. Juga titik latitude dan logitude, ketinggian, nomor telepon dan fax madrasah, serta email dan website madrasah.
3. Mengisi data Kepala Madrasah, yang meliputi nama dan NIP Kepala Madrasah.
4. Mengganti Password (jika diperlukan) dengan cara mengisikan password yang diinginkan pada kolom Kata Sandi. Jika tidak ingin merubah, silakan biarkan kosong.

Yang perlu diperhatikan saat melakukan konfigurasi data madrasah, sebelum mengklik simpan, pastikan semua kolom yang tersedia (kecuali kolom Kata Sandi) telah terisi. Saat Ayo Madrasah mencoba membiarkan ada kolom yang masih kosong, proses penyimpanan tidak dapat dilakukan. Jika data tidak dimiliki (seumpama tidak memiliki No Fax), isikan dengan angka nol (0).

3. Melakukan Konfigurasi Mata Pelajaran

Cara melakukan konfigurasi mata pelajaran adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Konfigurasi
2. Klik submenu Mata Pelajaran
3. Klik tombol "Sinkron" berwrna hijau yang terletak di pojok kanan atas
4. Jika berhasil maka daftar mata pelajaran akan muncul
5. Proses konfigurasi mata pelajaran selesai

4. Menginput Muatan Lokal

Cara melakukan konfigurasi muatan lokal adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Konfigurasi
2. Klik submenu Muatan Lokal
3. Klik tombol "Tambah" berwarna hijau di pojok kanan atas
4. Muncul tampilan Muatan lokal. Isikan tingkat, peminatan (khusus MA), dan mata pelajaran (isi dengan nama mapel muatan lokal)
5. Klik Simpan
6. Ulangi hingga semua muatan lokal di setiap tingkat (kelas) selesai ditambahkan.

5. Menginput Ekstrakurikuler

Untuk menambahkan ekstrakurikuler, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Konfigurasi
2. Klik submenu Ekstrakurikuler
3. Klik tombol "Tambah" berwarna hijau di pojok kanan atas
4. Muncul tampilan ekstrakurikuler. Tuliskan nama ekstrakurikuler dan nama pembina ekstrakurikuler.
5. Klik Simpan
6. Ulangi hingga semua ekstrakurikuler terisi

6. Menginput Data Guru dan Membuat Akun Guru

Menginput data guru bisa dilakukan secara manual (satu persatu) maupun dengan mengunggah file excel dengan template yang telah disediakan. Untuk cara kedua (unggah excel) tetap harus melengkapi beberapa data yang belum tersedia termasuk mengunggah foto guru.

Untuk mengisi secara manual, langkah-langkahnya adalah:

1. Klik menu Konfigurasi
2. Klik submenu Guru
3. Klik tombol "Tambah Manual" berwarna hijau di pojok kanan atas
4. Terbuka tampilan guru. 
5. Lengkapi semua kolom yang tersedia
6. Khusus kolom NIP, untuk guru Non-PNS isikan dengan 13 digit angka yang terdiri atas: 2 digit kode provinsi + 2 digit kode Kab/Kota + 3 digit terakhir kode madrasah + 2 digit tanggal lahir + 2 digit bulan lahir + 2 digit terakhir tahun lahir.
7. Kode provinsi, kabupaten, dan madrasah bisa dilihat dari NSM. Pada NSM, digit ke-5 dan 6 adalah kode provinsi, digit ke-7 dan 8 adalah kode Kab/Kota, empat digit terakhir adalah kode madrasah (gunakan tiga digit terakhir saja)
8. Isian pada kolom NIP nantinya menjadi username masing-masing guru
9. Isian pada kolom Kata Sandi nantinya menjadi password masing-masing guru sehingga kolom Kata Sandi hendaknya diisi dengan password yang mudah diingat.
10. Pastikan semua kolom telah terisi karena jika ada yang belum terisi sistem akan gagal menyimpan.
11. Klik tombol Simpan
12. Jika berhasil daftar guru akan ditampilkan
13. Ulangi hingga semua guru terinput
14. Untuk mengedit atau melihat detail data guru klik tombol Profil Guru
15. Untuk menambahkan mata pelajaran yang diampu klik tombol Atur Mengajar

Sedang jika menggunkan cara unggah file excel, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Konfigurasi
2. Klik submenu Guru
3. Klik tombol "Tambah Excel" berwarna hijau di pojok kanan atas
4. Klik tombol "Unduh Template" jika belum memiliki template data guru
5. Buka dan isi file template data guru (file biasanya bernama "list_guru") dan simpan
6. Klik tombol "Browse..." untuk mencari file excel yang telah diisi
7. Jika sudah, klik Simpan
8. Jika berhasil daftar guru akan ditampilkan namun masih perlu dilengkapi
9. Untuk melengkapi atau melihat detail klik tombol Profil Guru
10. Untuk menambahkan mata pelajaran yang diampu klik tombol Atur Mengajar

Setelah berhasil menginput data guru jangan lupa untuk menginput mata pelajaran yang diampu oleh masing-masing guru dengan cara:

1. Pastikan sebelumnya telah berhasil melakukan konfigurasi mata pelajaran dan menambahkan muatan lokal.
2. Klik tombol Atur Mengajar di ujung kanan nama guru.
3. Muncul tampilan Guru, isikan kolom mata pelajaran dan muatan lokal dengan mapel yang diajar.
4. Jika guru mengajar lebih dari satu mata pelajaran atau lebih dari satu kelas, setelah memasukkan mapel pertama, klik lagi di belakang tulisan mapel pertama tadi hingga muncul pilihan mapel lainnya.
5. Jika keliru memasukkan mapel, klik tanda silang di depan nama mapel
6. Jika mapel sudah terinput semua klik Simpan.

7. Menginput Data Siswa

Seperti saat menginput data guru, tersedia dua pilihan dalam melakukan input data siswa yaitu secara manual (satu persatu) dan dengan mengunggah file excel.

Untuk mengisi secara manual, langkah-langkahnya adalah:

1. Klik menu Konfigurasi
2. Klik submenu Guru
3. Klik tombol "Tambah Manual" berwarna hijau di pojok kanan atas
4. Terbuka tampilan siswa. 
5. Lengkapi semua kolom yang tersedia
6. Khusus kolom NISN, untuk siswa yang belum memiliki, isikan dengan 13 digit angka yang terdiri atas: 2 digit kode provinsi + 2 digit kode Kab/Kota + 3 digit terakhir kode madrasah + 2 digit tanggal lahir + 2 digit bulan lahir + 2 digit terakhir tahun lahir.
7. Kode provinsi, kabupaten, dan madrasah bisa dilihat dari NSM. Pada NSM, digit ke-5 dan 6 adalah kode provinsi, digit ke-7 dan 8 adalah kode Kab/Kota, empat digit terakhir adalah kode madrasah (gunakan tiga digit terakhir saja)
8. Pastikan semua kolom telah terisi karena jika ada yang belum terisi sistem akan gagal menyimpan.
9. Klik tombol Simpan
10. Jika berhasil daftar siswa akan ditampilkan
11. Ulangi hingga semua siswa terinput
12. Untuk mengedit atau melihat detail data siswa klik tombol Profil Siswa
13. Untuk memasukkan siswa ke dalam rombelnya klik tombol Atur Rombel (sebelumnya harus sudah melakukan konfigurasi rombel)

Sedang jika menggunkan cara unggah file excel, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Konfigurasi
2. Klik submenu Siswa
3. Klik tombol "Tambah Excel" berwarna hijau di pojok kanan atas
4. Klik tombol "Unduh Template" jika belum memiliki template data guru
5. Buka dan isi file template data siswa (file biasanya bernama "list_guru") dan simpan
6. Klik tombol "Browse..." untuk mencari file excel yang telah diisi
7. Jika sudah, klik Simpan
8. Jika berhasil daftar siswa akan ditampilkan namun masih perlu dilengkapi
9. Untuk melengkapi atau melihat detail klik tombol Profil Siswa
10. Untuk memasukkan siswa ke dalam rombelnya klik tombol Atur Rombel (sebelumnya harus sudah melakukan konfigurasi rombel).

Melengkapi dan mengedit data siswa dapat juga dilakukan oleh Wali Kelas melalui akun guru. Pada guru yang diangkat sebagai Wali kelas, di akunnya akan muncul menu Wali Kelas dengan dua submenu yaknis Siswa dan Raport. Pada submenu Siswa terdapat tombol Profil Siswa yang dapat digunakan untuk melihat dan mengedit data siswa, termasuk menguplaod foto siswa.

8. Menginput Rombongan Belajar

Tugas kedelapan operator madrasah di Aplikasi Rapor Digital Madrasah adalah mengatur rombongan belajar. Langkah-langkahnya adalah:

1. Klik menu Konfigurasi
2. Klik submenu Rombongan Belajar
3. Klik tombol "Tambah" berwarna hijau di pojok kanan atas
4. Terbuka tampilan siswa. 
5. Lengkapi semua kolom yang tersedia (Tingkat, nama rombel, dan nama wali kelas)
6. Klik Simpan
7. Ulangi hingga semua rombel dimasukkan.

9. Mereset Password Akun Guru

Salah satu tugas operator adalah membuat akun guru termasuk melakukan reset password jika ada salah satu guru yang lupa password sehingga tidak bisa login ke akunnya.

Untuk melakukan reset password caranya adalah:

1. Klik menu Konfigurasi
2. Klik submenu Guru
3. Klik tombol Profil Guru di ujung kanan nama guru yang akan direset passwordnya
4. Terbuka data guru.
5. Isi kolom Kata Sandi dengan password baru
6. Klik Simpan

10. Mendampingi dan Membimbing Guru

Peran terakhir yang tidak kalah penting adalah mendampingi guru dan wali kelas. Mendampingi di sini adalah memberikan bimbingan sehingga guru dapat mengoperasikan ARD Madrasah sesuai dengan petunjuk yang ada dan memberikan solusi jika terjadi kendala.

Dengan masing-masing guru mengerjakan ARD Madrasah melalui akunnya masing-masing dan pendampingan yang dilakukan oleh operator madrasah, diharapkan pengerjaan raport digital bisa terselesaikan dengan baik, tepat waktu, dan akurat.

Itulah kesepuluh hal yang wajib dikerjakan oleh operator madrasah pada Aplikasi Raport Digital Madrasah (ARD Madrasah). Sebagai aplikasi yang baru, tentu akan ditemui berbagai kendala. Meski demikian, operator madrasah pastinya telah terbiasa dengan aneka solusi. Salam ARD Hebat!